Analista Administrativo Jr

MISSÃO

Atuar na área de Administração Geral, prestando suporte à agenda de compromissos, atendimento e ligações, elaboração de memorandos, relatórios e documentos, planejamento e execução de eventos e atividades da área, gestão de viagens e frotas, bem como acompanhamento dos contratos terceirizados de Facilities (refeitório, portaria, segurança patrimonial, limpeza e conservação, jardinagem, manutenção de ar-condicionado e dedetização).

Colaborar na condução de estudos e controles de custos de Facilities, apoiar o controle administrativo e financeiro dos contratos e realizar atividades correlatas ao cargo.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Apoiar o acompanhamento dos contratos terceirizados de Facilities.

Colaborar em estudos e controles de custos.

Auxiliar no controle administrativo e financeiro dos contratos de serviços.

Contatar fornecedores para solicitação de ações e correções de serviços.

Apoiar rotinas de logística, organização de visitas executivas e viagens, providenciando trâmites e contratações necessárias.

Zelar pelas políticas de viagens, limites de gastos e prestação de contas de Facilities.

Auxiliar na prestação de contas de cartões corporativos.

Monitorar a frota de veículos (própria ou locada) e seus custos (abastecimento, pedágios, IPVA e manutenção).

Auxiliar na administração da agenda e comunicação aos superiores.

Elaborar memorandos, relatórios e documentos da área.

Apoiar a organização de reuniões.

Manter controles administrativos e follow-up das atividades da área.

Realizar compras de materiais não produtivos (escritório, limpeza, brindes e afins).

Elaborar relatórios, gráficos e análises, monitorar budget e despesas, acompanhar contratos, pagamentos de honorários e controle de registros e arquivos, conforme orientação do superior.

Executar outras atividades de mesma natureza e complexidade, conforme solicitação do gestor.

Cadastrar e excluir viajantes na plataforma Flytour, bem como programar viagens e hotéis para novos colaboradores.

Realizar lançamentos de notas e acompanhar até o pagamento.

Providenciar reservas de hospedagem e transporte terrestre e/ou aéreo aos profissionais atendidos.

MANDATÓRIO

Conhecimento no Pacote Office Básico

Conhecimento em Sistemas de Emissão de Nota Fiscal

Conhecimanto em Procesos Contábeis e Fiscais e Legislação tributária

DESEJÁVEL

Conhecimentos em SAP